Min åsikt är att alla implementationer i grunden handlar om ett förändringsarbete och att utmaningen samt framgången handlar om tydlig kommunikation.

Och när tekniken möter människan behöver dessa samverka, inte motverka. Med tydliga förväntningar redan från start lägger du en grund för att lyckas med ditt projekt.

Med ett par enkla frågeställningar kan vi lyfta fram helhetsperspektivet för alla inblandande parter, som exempelvis:

  • Hur ser vårt nuläge ut, vad är det som behöver förändras?
  • Behöver vi förändra?
  • Varför och hur?
  • Vad kan vi förvänta oss när det är klart?

När alla sitter i ledningsgruppen, nickar och håller med varandra är allting kristallklart – och sedan, när bollen är i rullning uppstår någon form av komplikation.

Oftast på grund av en detalj som ingen tog hänsyn till från första början. Och då träffas vi av den oväntande insikten att alla inte längre talar samma språk.

Lita på strategin

Det är lätt att möta på motstånd under ett förändringsarbete och det har oftast att göra med hur det har börjat uppstå en känsla av osäkerhet.

Och osäkerheten är konsekvensen av att något inte gick som vi hade tänkt oss, vilket i sin tur kickar igång en försvarsinställning.

Vid dessa tillfällen når många av oss en egen övertygelse om att det finns en bättre väg att gå. Och just då är det viktigare än något annat att pausa en sekund för att förstå vart vi står i förändringsarbetet.

För ingen vill organisationen illa, varken beställaren eller leverantören.

I slutändan har alla samma mål i sikte. Vi vill alla komma vidare på bästa sätt och undvika att slå av på takten. Därför är det viktigt att fortsätta föra en dialog och lita på strategin.

Det var bättre förr

Lustigt nog är det ingen som uppskattar sitt gamla system lika mycket som när det är dags att byta ut det. Och visst tar yrkesstoltheten stryk när kunden säger ”det var bättre förr”.

Efter att ha ansvarat för över 600 implementationer har erfarenheten gett mig insikten, att om inte alla samverkar tillräckligt mycket och tillräckligt tidigt, är det ingen som är redo att ta emot det nya systemet på ett bra sätt vid driftsättning.

Och låt oss vara ärliga.

Tyvärr och allt för ofta slutar en utrullning av en ny lösning med att utbilda slutanvändare i hur man använder det nya.

Fast det är bättre, åtminstone utifrån min egen erfarenhet, att i startskedet presentera varför och hur alla ska börja samarbeta med varandra på det nya sättet, och sedan avslutar du projektet på samma sätt.

För att lyckas

... behöver vi se våra projekt som ett förändringsarbete, speciellt när det handlar om den digitala tekniken.

När vi gör det, skiftar vi vårt tankesätt och kan bemöta människor utifrån ett perspektiv där målet är att försöka få alla att tydligt jobba mot samma målbild.

Det är lätt att ta beslut, men svårare att få alla att vara lika engagerade. 

Och eftersom vi pratar om ett förändringsarbete, kan vi inte driva våra projekt genom att bara fokusera på ledningsgruppen. Vi behöver involvera många olika roller och ansvarsområden.

Om vi skulle använda oss av 80/20 principen när vi driver projekt, vågar jag hävda att vi bör lägga 80% av vår tid på förarbetet och 20% på själva projektgenomförandet.

80% bör gå åt att:

  • intervjua och förstå alla de olika rollerna som kommer att påverkas av implementationen
  • koppla in ägarskap från många, om inte alla avdelningar
  • planera och strukturera för ett smidigt processflöde

En stor del av tricket är att hålla saker enkla, koncisa, handlingsinriktade och att inte tvinga på förändringar förrän det mest grundläggande i ett projekt är "stabiliserat".

Nedan är ett enkelt förhållningssätt och vad resterande 20% bör bestå av: 

  1. Börja med att leverera enkelhet - förändra så lite som möjligt utifrån nuläget. Låt det nya sätta sig först.
  2. Leverera nya funktioner - addera värdet och nyttan. Jobba in de nya arbetssätten.
  3. Överträffa förväntningarna – när ovan är klart och förändringen genomförd är det läge att koppla på "nice-to-have" funktioner.

För att ett implementationsprojekt skall lyckas, oavsett storlek och form är det avgörande att ha tydliga och kristallklara mål.

Ett lyckat recept som vi använder oss av på inLink är att använda sig av S.M.A.R.T.-principen.

Det ger oss och kunden väldefinierade mål och tydliga förväntningar att jobba från. När målet(n) är fastställda kan alla driva framåt med ett gemensamt fokus mot önskad effekt.

Sammanfattning

Kommunikation är det viktigaste och det som oftast brister. Det är med kommunikation vi förtydligar för alla varför vi ska förändra.

Min erfarenhet säger mig att de implementationer som har lyckats bäst är när fokus har legat på just enkelhet, utan för mycket förändringar initialt, eller när alla inblandade parter har hittat gemensam mark för en bra dialog kring förväntningar av det nya.

Det är helt enkelt magiskt vilken effekt ett organiserat prat kan ha när du skall genomföra en förändring och hur viktigt det är när vi kopplar det till den digitala tekniken.